Ufficius è il gestionale che garantisce l’integrazione, il controllo e il coordinamento delle attività dello studio tecnico di ingegneri, architetti, geometri e periti favorendo l’ottimale razionalizzazione del lavoro, l’esatta definizione di costi e ricavi e la corretta gestione delle risorse interne.

Preventivazione tempi-costi

Quando si riceve l’incarico dal committente, Ufficius consente di produrre, oltre alla documentazione necessaria (lettere, contratti, etc.), un preventivo di spesa che riporta tutte le attività da affrontare per portare a termine il procedimento.

Gestione delle pratiche

Per ogni pratica è possibile definire con una struttura ad albero l’organigramma e le procedure: il responsabile, gli esecutori, i tempi di realizzazione, le risorse impegnate, i costi, le scadenze, le interrelazioni con le altre attività e la checklist con le istruzioni di lavoro. È inoltre possibile visualizzare in un solo diagramma il Gantt di tutte le pratiche.

Gestione non fiscale della contabilità

Ufficius dispone di strumenti di controllo e monitoraggio finanziario delle attività e, attraverso la gestione non fiscale della contabilità, consente:

• la redazione degli avvisi di parcella e delle fatture, pienamente personalizzabili;
• la registrazione dei documenti fiscali ricevuti (con possibilità di allegare i Raster);
• la tenuta dei registri di incassi e di pagamenti (con possibilità di allegare i Raster);
• il controllo delle movimentazioni su conto correnti intestati allo studio;
• la composizione degli elenchi di Committenti e Fornitori.

Per le Associazioni Professionali e le Società d’Ingegneria è prevista, inoltre, la gestione della DOPPIA CASSA

Supporto alla gestione del sistema della qualità

Ufficius può rivelarsi uno strumento determinante ai fini della certificazione di qualità degli studi professionali, degli studi associati, delle società di ingegneria o degli uffici tecnici di Pubbliche Amministrazioni ed Imprese.

Scadenzario ed Agenda

Archivio interno con oltre 40 diverse tipologie di pratiche

Si segnalano, a titolo di esempio, quelle relative a: D.I.A., Denuncia di Variazione, Dichiarazione Fabbricato Urbano, Sicurezza in fase di Esecuzione, Sicurezza in fase di Progettazione, Direzione dei lavori, Collaudo Statico, Collaudo di OO. PP., Progetto architettonico, Progetto Definitivo di OO.PP., Progetto di strutture, Progetto Esecutivo di OO.PP., Progetto Preliminare di OO.PP., Piano di Manutenzione, Verifica Dispersioni Energetiche ex L.10/91, Tipo di Frazionamento, Tipo mappale, Certificato Agibilità, Voltura catastale, etc..
Naturalmente è possibile creare altre tipologie ex novo oppure prelevando parti delle procedure delle pratiche esistenti.

Condivisione controllata dei dati e delle comunicazioni interne

Un sistema integrato di autorizzazioni mediante password e funzioni di messaggistica semplificano la comunicazione interna e la condivisione razionale delle informazioni.

Gestione e programmazione delle risorse umane

Appositi diagrammi consentono di:

• visualizzare l’impiego di ogni singolo operatore sulle pratiche in previsione ed esecuzione;
• controllare l’impegno di tutti gli operatori per ogni singola pratica;
• gestire il lavoro degli operatori in tutte le pratiche sia in previsione che in esecuzione, anche con l’indicazione di un numero massimo giornaliero di ore.

Utilità

• Registrazione con protocollo di tutta la documentazione in uscita e in entrata con funzioni di archiviazione elettronica, categorizzazione e ricerca
• Piccola cassa
  Contabilità legata alle spese ordinarie e quotidiane
• Gestione degli abbonamenti con archiviazione della documentazione in formato elettronico (raster, file, e-mail, etc.) e relativi costi unitari e complessivi di gestione, scadenze, avvisi, responsabili, etc.
• Registrazione delle polizze con gestione delle scadenze tramite collegamento alle agende
• Registrazione dei pagamenti  a scadenza con gestione delle avvertenze al responsabile
• Registrazione ed archiviazione elettronica di documenti contrattuali
  (affitto, gestori telefonici) con calcolo dei costi ed eventuali avvisi di scadenza
• Gestione dei Contratti di Manutenzione
• Gestione di Guasti e Manutenzioni
  (servizio di alert e di avviso automatico al responsabile, descrizione della tipologia di guasto, dell’attrezzatura e supporto a tutto l’iter d’intervento)
• Cancelleria e materiali di consumo
  Richiesta di materiale, avviso al responsabile, supporto all’acquisto
• Biblioteca
  Archiviazione e catalogazione, funzioni di ricerca e disponibilità
• Inventario software
  Proprietà, sottoscrizione di servizi, disponibilità, versioni in possesso, aggiornamenti, prezzi
• Inventario attrezzature (disponibilità delle attrezzature, localizzazione, prezzo, posizione nel registro dei beni ammortizzabili)