Software Gestione Studio Tecnico


Più organizzazione e produttività
nella gestione degli studi tecnici
di ingegneri, architetti, geometri e periti

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Scheda del software


Ufficius è il gestionale che garantisce l’integrazione, il controllo e il coordinamento delle attività dello studio tecnico di ingegneri, architetti, geometri e periti favorendo l’ottimale razionalizzazione del lavoro, l’esatta definizione di costi e ricavi e la corretta gestione delle risorse interne.

  • ERP studio tecnico

    Gestione avanzata
    dello studio tecnico

    Tempi, costi e risorse: programmazione delle attività e preventivi di spesa per ogni procedimento
  • organigramma, procedure, pratiche

    Gestione
    delle pratiche

    Per ogni pratica organigramma e procedure: responsabile, esecutori, scadenze, interrelazioni, istruzioni...
  • Gestione risorse

    Gestione e programmazione
    delle risorse umane

    Appositi diagrammi consentono di gestire il lavoro degli operatori in tutte le pratiche sia in previsione che in esecuzione.
  • Fatturazione elettronica

    Fatturazione elettronica
    per la pubblica amministrazione

    Input guidato per la compilazione della FatturaPA, Pacchetto di archiviazione, Manuale di Conservazione, Imposta di Bollo virtuale.
  • Gestione contabilità

    Gestione non fiscale
    della contabilità

    Avvisi di parcella e fatture, tenuta dei registri di incassi e pagamenti, movimentazioni su conto correnti, Doppia Cassa)
  • preventivi e compenso

    Gestione dei preventivi
    e del compenso

    Preventivi di spesa dettagliato per singola prestazione, adeguato al livello di complessità dell’opera e comprensivo di tutte le voci di costo
  • gestione pratiche ufficio

    Archivio interno con oltre 40 diverse
    tipologie di pratiche già analizzate

    D.I.A., Direzione dei lavori, Collaudo, Piano di Manutenzione, Verifica Dispersioni Energetiche ex L.10/91, Certificato Agibilità, Voltura catastale, etc.
  • comunicazioni coordinamento agenda

    Condivisione controllata dei dati
    e delle comunicazioni interne

    Funzioni di scadenzario e agenda coordinata delle attività e delle pratiche

Preventivazione tempi-costi

Quando si riceve l’incarico dal committente, Ufficius consente di produrre un preventivazione tempi-costi delle attività da affrontare per portare a termine il procedimento e schematizzare la prestazione in termini di tempi, costi e risorse.


Gestione delle pratiche

Per ogni pratica è possibile definire con una struttura ad albero l’organigramma e le procedure: il responsabile, gli esecutori, i tempi di realizzazione, le risorse impegnate, i costi, le scadenze, le interrelazioni con le altre attività e la checklist con le istruzioni di lavoro. È inoltre possibile visualizzare in un solo diagramma il Gantt di tutte le pratiche.


Pratica

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Gestione dei Preventivi e del Compenso

Con riferimento all’obbligo di pattuire il compenso con il committente e comunicare al momento dell’incarico professionale un dettagliato preventivo, Ufficius offre un avanzato sistema di gestione del compenso.
Per ogni pratica gestita, il software consente di definire un preventivo dettagliato per singola prestazione, adeguato al livello di complessità dell’opera e comprensivo di tutte le voci di costo (spese, oneri e contributi). Al tecnico è data, inoltre, la possibilità di intervenire liberamente con variazioni percentuali e nuove voci (ad esempio le vacazioni).
Al termine della fase di input, il programma procede alla compilazione e alla stampa del Contratto, del Preventivo e del Consuntivo, documenti ulteriormente personalizzabili grazie al Word Processor interno al programma.




Fatturazione Elettronica (FatturaPA)

Ufficius compila in maniera guidata la fattura elettronica nel formato standard XML obbligatorio per legge per la fatturazione alle Pubbliche Amministrazioni.

Gestione di serie separate: il software consente di gestire due serie separate, ognuna con la propria numerazione, per l’emissione delle fatture cartacee (Serie BASE) ed elettroniche per la pubblica amministrazione “FatturaPA” (SeriePA).

Pacchetto di archiviazione
: Ufficius genera il “pacchetto di archiviazione” su cui deve essere apposta la “Marca temporale” e la “Firma digitale” (adempimento obbligatorio per la conservazione a norma di legge delle fatture elettroniche).

Redazione del Manuale di Conservazione: Ufficius permette di compilare il Manuale di Conservazione richiesto dalla normativa partendo dal modello già contenuto nel software.

Firma digitale: Ufficius riconosce ed informa immediatamente dello stato (firmata/NON firmata) del file XML generato, legge i dati della “Firma digitale” apposta e visualizza il contenuto del file FatturaPA firmato digitalmente (.p7m).

Imposta di Bollo virtuale: Ufficius gestisce i bolli virtuali secondo le indicazioni del D.M. 17 giugno 2014 calcolando l’importo totale da pagare nei tempi e nei modi previsti dalla normativa vigente.




FatturaPA

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Gestione non fiscale della contabilità

Ufficius dispone di strumenti di controllo e monitoraggio finanziario delle attività e, attraverso la gestione non fiscale della contabilità, consente:
  • la redazione degli avvisi di parcella e delle fatture, pienamente personalizzabili;
  • la registrazione dei documenti fiscali ricevuti (con possibilità di allegare i Raster);
  • la tenuta dei registri di incassi e di pagamenti (con possibilità di allegare i Raster);
  • il controllo delle movimentazioni su conto correnti intestati allo studio;
  • la composizione degli elenchi di Committenti e Fornitori.

Per le Associazioni Professionali e le Società d’Ingegneria è prevista, inoltre, la gestione della DOPPIA CASSA.


Contabilità

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Supporto alla gestione del sistema della qualità

Ufficius può rivelarsi uno strumento determinante ai fini della certificazione di qualità degli studi professionali, degli studi associati, delle società di ingegneria o degli uffici tecnici di Pubbliche Amministrazioni ed Imprese.


Scadenzario ed Agenda

Specifiche funzioni di scadenzario aiutano a definire l’agenda coordinata delle attività (abbonamenti, contratti telefonici, manutenzione attrezzature, etc.) e delle pratiche (incontri, sopralluoghi, perizie, scadenze, etc.).



Agenda

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Archivio interno con oltre 40 diverse tipologie di pratiche

Si segnalano, a titolo di esempio, quelle relative a: D.I.A., Denuncia di Variazione, Dichiarazione Fabbricato Urbano, Sicurezza in fase di Esecuzione, Sicurezza in fase di Progettazione, Direzione dei lavori, Collaudo Statico, Collaudo di OO. PP., Progetto architettonico, Progetto Definitivo di OO.PP., Progetto di strutture, Progetto Esecutivo di OO.PP., Progetto Preliminare di OO.PP., Piano di Manutenzione, Verifica Dispersioni Energetiche ex L.10/91, Tipo di Frazionamento, Tipo mappale, Certificato Agibilità, Voltura catastale, etc..
Naturalmente è possibile creare altre tipologie ex novo oppure prelevando parti delle procedure delle pratiche esistenti.


Condivisione controllata dei dati e delle comunicazioni interne

Un sistema integrato di autorizzazioni mediante password e funzioni di messaggistica semplificano la comunicazione interna e la condivisione razionale delle informazioni.


Gestione e programmazione delle risorse umane

Appositi diagrammi consentono di:
  • visualizzare l’impiego di ogni singolo operatore sulle pratiche in previsione ed esecuzione;
  • controllare l’impegno di tutti gli operatori per ogni singola pratica;
  • gestire il lavoro degli operatori in tutte le pratiche sia in previsione che in esecuzione, anche con l’indicazione di un numero massimo giornaliero di ore.



Organigramma

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  • Registrazione con protocollo di tutta la documentazione in uscita e in entrata con funzioni di archiviazione elettronica, categorizzazione e ricerca
  • Piccola cassa
    Contabilità legata alle spese ordinarie e quotidiane
  • Gestione degli abbonamenti con archiviazione della documentazione in formato elettronico (raster, file, e-mail, etc.) e relativi costi unitari e complessivi di gestione, scadenze, avvisi, responsabili, etc.
  • Registrazione delle polizze con gestione delle scadenze tramite collegamento alle agende
  • Registrazione dei pagamenti a scadenza con gestione delle avvertenze al responsabile
  • Registrazione ed archiviazione elettronica di documenti contrattuali
    (affitto, gestori telefonici) con calcolo dei costi ed eventuali avvisi di scadenza
  • Gestione dei Contratti di Manutenzione
  • Gestione di Guasti e Manutenzioni
    (servizio di alert e di avviso automatico al responsabile, descrizione della tipologia di guasto, dell’attrezzatura e supporto a tutto l’iter d’intervento)
  • Cancelleria e materiali di consumo
    Richiesta di materiale, avviso al responsabile, supporto all’acquisto
  • Biblioteca
    Archiviazione e catalogazione, funzioni di ricerca e disponibilità
  • Inventario software
    Proprietà, sottoscrizione di servizi, disponibilità, versioni in possesso, aggiornamenti, prezzi
  • Inventario attrezzature (disponibilità delle attrezzature, localizzazione, prezzo, posizione nel registro dei beni ammortizzabili)



Protocollo

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