Software Gestione Studio Tecnico


Più organizzazione e produttività
nella gestione degli studi tecnici
di ingegneri, architetti, geometri e periti

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Ufficius è il software gestionale per lo studio tecnico di ingegneri, architetti, geometri e periti che garantisce l’integrazione, il controllo e il coordinamento delle attività e favorisce l’ottimale razionalizzazione del lavoro, l’esatta definizione di costi e ricavi e la corretta gestione delle risorse interne.

  • ERP studio tecnico - Ufficius - ACCA software

    Gestione avanzata dello studio tecnico

    Tempi, costi e risorse: programmazione delle attività e preventivi di spesa per ogni procedimento
  • Gestione Pratiche - Ufficius - ACCA software

    Gestione delle pratiche

    Per ogni pratica organigramma e procedure: responsabile, esecutori, scadenze, interrelazioni, istruzioni...
  • Gestione Risorse Umane - Ufficius - ACCA software

    Gestione e programmazione delle risorse umane

    Appositi diagrammi consentono di gestire il lavoro degli operatori in tutte le pratiche sia in previsione che in esecuzione.
  • Gestione contabilità - Ufficius - ACCA software

    Gestione non fiscale della contabilità

    Avvisi di parcella e fatture, tenuta dei registri di incassi e pagamenti, movimentazioni su conto correnti, Doppia Cassa)
  • Calcoli Preventivi, Compensi e Parcelle - Ufficius - ACCA software

    Gestione dei preventivi e del compenso

    Preventivi di spesa dettagliato per singola prestazione, adeguato al livello di complessità dell’opera e comprensivo di tutte le voci di costo
  • Archivio Pratiche Ufficio - Ufficius - ACCA software

    Archivio interno con oltre 40 diverse tipologie di pratiche già analizzate

    D.I.A., Direzione dei lavori, Collaudo, Piano di Manutenzione, Verifica Dispersioni Energetiche ex L.10/91, Certificato Agibilità, Voltura catastale, etc.
  • Comunicazioni Coordinamento Agenda Lavori - Ufficius - ACCA software

    Condivisione controllata dei dati e delle comunicazioni interne

    Funzioni di scadenzario e agenda coordinata delle attività e delle pratiche
  • Fatturazione elettronica Studio Tecnico - Ufficius - ACCA software

    Fatturazione elettronica
    per
    la pubblica amministrazione

    Possibile integrazione con il servizio per la compilazione guidata della FatturaPA. Per saperne di più.

Funzioni

Preventivazione tempi-costi

Quando si riceve l’incarico dal committente, Ufficius consente di produrre un preventivazione tempi-costi delle attività da affrontare per portare a termine il procedimento e schematizzare la prestazione in termini di tempi, costi e risorse.


Gestione delle pratiche

Per ogni pratica è possibile definire con una struttura ad albero l’organigramma e le procedure: il responsabile, gli esecutori, i tempi di realizzazione, le risorse impegnate, i costi, le scadenze, le interrelazioni con le altre attività e la checklist con le istruzioni di lavoro. È inoltre possibile visualizzare in un solo diagramma il Gantt di tutte le pratiche.


Pratica

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Gestione dei Preventivi e del Compenso

Con riferimento all’obbligo di pattuire il compenso con il committente e comunicare al momento dell’incarico professionale un dettagliato preventivo, Ufficius offre un avanzato sistema di gestione del compenso.
Per ogni pratica gestita, il software consente di definire un preventivo dettagliato per singola prestazione, adeguato al livello di complessità dell’opera e comprensivo di tutte le voci di costo (spese, oneri e contributi). Al tecnico è data, inoltre, la possibilità di intervenire liberamente con variazioni percentuali e nuove voci (ad esempio le vacazioni).
Al termine della fase di input, il programma procede alla compilazione e alla stampa del Contratto, del Preventivo e del Consuntivo, documenti ulteriormente personalizzabili grazie al Word Processor interno al programma.




Gestione e programmazione delle risorse umane

Appositi diagrammi consentono di:
  • visualizzare l’impiego di ogni singolo operatore sulle pratiche in previsione ed esecuzione;
  • controllare l’impegno di tutti gli operatori per ogni singola pratica;
  • gestire il lavoro degli operatori in tutte le pratiche sia in previsione che in esecuzione, anche con l’indicazione di un numero massimo giornaliero di ore.



Organigramma

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Backup programmato

Ad ogni chiusura, se necessario, il software effettua un Backup programmato dell’Archivio. All'utente è consentito impostare cadenza di backup, cartella di destinazione e numero massimo di backup programmati.

Gestione non fiscale della contabilità

Ufficius dispone di strumenti di controllo e monitoraggio finanziario delle attività e, attraverso la gestione non fiscale della contabilità, consente:
  • la redazione degli avvisi di parcella e delle fatture, pienamente personalizzabili;
  • la registrazione dei documenti fiscali ricevuti (con possibilità di allegare i Raster);
  • la tenuta dei registri di incassi e di pagamenti (con possibilità di allegare i Raster);
  • il controllo delle movimentazioni su conto correnti intestati allo studio;
  • la composizione degli elenchi di Committenti e Fornitori.

Per le Associazioni Professionali e le Società d’Ingegneria è prevista, inoltre, la gestione della DOPPIA CASSA.


Contabilità

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Supporto alla gestione del sistema della qualità

Ufficius può rivelarsi uno strumento determinante ai fini della certificazione di qualità degli studi professionali, degli studi associati, delle società di ingegneria o degli uffici tecnici di Pubbliche Amministrazioni ed Imprese.


Scadenzario ed Agenda

Specifiche funzioni di scadenzario aiutano a definire l’agenda coordinata delle attività (abbonamenti, contratti telefonici, manutenzione attrezzature, etc.) e delle pratiche (incontri, sopralluoghi, perizie, scadenze, etc.).



Agenda

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Condivisione controllata dei dati e delle comunicazioni interne

Un sistema integrato di autorizzazioni mediante password e funzioni di messaggistica semplificano la comunicazione interna e la condivisione razionale delle informazioni.


Archivio interno con oltre 40 diverse tipologie di pratiche

Si segnalano, a titolo di esempio, quelle relative a: D.I.A., Denuncia di Variazione, Dichiarazione Fabbricato Urbano, Sicurezza in fase di Esecuzione, Sicurezza in fase di Progettazione, Direzione dei lavori, Collaudo Statico, Collaudo di OO. PP., Progetto architettonico, Progetto Definitivo di OO.PP., Progetto di strutture, Progetto Esecutivo di OO.PP., Progetto Preliminare di OO.PP., Piano di Manutenzione, Verifica Dispersioni Energetiche ex L.10/91, Tipo di Frazionamento, Tipo mappale, Certificato Agibilità, Voltura catastale, etc..
Naturalmente è possibile creare altre tipologie ex novo oppure prelevando parti delle procedure delle pratiche esistenti.


Altre utilità

  • Registrazione con protocollo di tutta la documentazione in uscita e in entrata con funzioni di archiviazione elettronica, categorizzazione e ricerca
  • Piccola cassa
    Contabilità legata alle spese ordinarie e quotidiane
  • Gestione degli abbonamenti con archiviazione della documentazione in formato elettronico (raster, file, e-mail, etc.) e relativi costi unitari e complessivi di gestione, scadenze, avvisi, responsabili, etc.
  • Registrazione delle polizze con gestione delle scadenze tramite collegamento alle agende
  • Registrazione dei pagamenti a scadenza con gestione delle avvertenze al responsabile
  • Registrazione ed archiviazione elettronica di documenti contrattuali
    (affitto, gestori telefonici) con calcolo dei costi ed eventuali avvisi di scadenza
  • Gestione dei Contratti di Manutenzione
  • Gestione di Guasti e Manutenzioni
    (servizio di alert e di avviso automatico al responsabile, descrizione della tipologia di guasto, dell’attrezzatura e supporto a tutto l’iter d’intervento)
  • Cancelleria e materiali di consumo
    Richiesta di materiale, avviso al responsabile, supporto all’acquisto
  • Biblioteca
    Archiviazione e catalogazione, funzioni di ricerca e disponibilità
  • Inventario software
    Proprietà, sottoscrizione di servizi, disponibilità, versioni in possesso, aggiornamenti, prezzi
  • Inventario attrezzature (disponibilità delle attrezzature, localizzazione, prezzo, posizione nel registro dei beni ammortizzabili)

Protocollo

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Servizio per la Fatturazione Elettronica "FatturaPA"

Ufficius può essere integrato con il servizio di fatturazione elettronica "FatturaPA".

Il servizio di fatturazione elettronica consente di:
  • emettere un numero illimitato di FatturePA per l'intera durata dell'abbonamento
  • fare la Conservazione Sostitutiva sul proprio PC
  • gestire due serie separate, ognuna con la propria numerazione, per l’emissione delle fatture cartacee (Serie BASE) ed elettroniche per la pubblica amministrazione “FatturaPA” (SeriePA)
  • generare il pacchetto di archiviazione su cui deve essere apposta la marca temporale e la firma digitale (adempimento obbligatorio per la conservazione a norma di legge delle fatture elettroniche)
  • compilare il manuale di conservazione richiesto dalla normativa partendo dal modello già contenuto nel software
  • applicare la marca temporale al file del pacchetto di archiviazione generato
  • applicare la firma digitale, controllare lo stato (firmata/NON firmata) del file XML generato, leggere i dati della “Firma digitale” apposta, visualizzare il contenuto del file FatturaPA firmato digitalmente (.p7m)
  • gestire i bolli virtuali secondo le indicazioni del D.M. 17 giugno 2014 calcolando l’importo totale da pagare nei tempi e nei modi previsti dalla normativa vigente
  • alla fine della generazione della FatturaPA, effettuare il controllo - tramite il sito Internet dell’Agenzia delle Entrate - della correttezza formale del file XML generato
  • inviare la propria FatturaPA al sistema di interscambio tramite la propria PEC
  • inserire gli allegati nella FatturaPA, consultarli ed esportarli in qualsiasi momento
Il servizio per la fatturazione elettronica "FatturaPA":
  • è valido per un anno
  • può essere attivato con soli 59€ in qualsiasi momento direttamente dal software o da internet
  • non si rinnova tacitamente ma dovrà essere rinnovato di anno in anno
  • non deve essere rinnovato entro il termine di scadenza; se il servizio è scaduto, si può attendere l’emissione della prima FatturaPA per rinnovarlo

Alla scadenza del servizio in abbonamento, non sarà più possibile emettere nuove FatturePA, mentre resteranno attive le altre funzioni di gestione delle fatture elettroniche (conservazione sostitutiva, calcolo bolli, ecc.).

Il servizio "FatturaPA" per la fatturazione elettronica è compreso nel servizio di assistenza e manutenzione "Amicus per Ufficius", da sottoscrivere contestualmente all'acquisto di licenze multi-utenza di Ufficius. In questo caso, il numero di partite IVA gestibili con il servizio "FatturaPA" è legato al numero di client di Ufficius acquistati.

FatturaPA

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ACCA software S.p.A. - R.I. di Avellino - P.IVA e C.F. 01883740647 - Cap. Soc. € 3.600.000,00 i.v.
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