Software Gestione Documentale

Piattaforma collaborativa per la gestione documentale

Il tuo studio tecnico, la tua impresa o la tua pubblica amministrazione ha bisogno di un'organizzazione di lavoro più efficiente e meno costosa? Ecco la soluzione integrata per la gestione documentale digitale
e l’automazione dei flussi di lavoro per essere mille volte più avanti

Scopri di più

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usDOC.platform è la piattaforma collaborativa su cloud per la gestione documentale di imprese, studi tecnici e pubbliche amministrazioni.

La soluzione ACCA che consente di implementare, gestire e controllare sia processi di archiviazione digitale dei documenti che workflow in grado di simulare i processi di produzione documentale delle tue attività.

Innovativa
Passi ad una gestione digitale basata sul cloud

Integrata
Crei workflow dinamici dei tuoi processi organizzativi

Multipiattaforma
Accedi alla piattaforma da qualsiasi device

Efficiente
Riduci i costi e migliori le performance

La soluzione per passare dalle cartelle condivise ad una piattaforma collaborativa su cloud

usDOC.platform permette a pubbliche amministrazioni, imprese e studi tecnici di passare da una gestione tradizionale dei documenti a una gestione moderna e completamente digitale, con indiscutibili vantaggi di tempo e di costi.

Grazie alla costruzione di workflow grafici che simulano facilmente attività e risorse dell’organizzazione, si può personalizzare la piattaforma secondo specifiche esigenze passando in modo semplice dai vecchi processi, ad una nuova guida digitale del lavoro con gestioni automatizzate e controlli continui per performance eccezionali.

usDOC.platform gestisce documenti ed informazioni indipendentemente dal formato dei dati; una serie di tool interni, infatti, consentono di visualizzare i documenti nei formati più comuni senza che sia installato il software che ha originato il file.

Con usDOC.platform puoi dire addio all’archiviazione in cartelle condivise di Windows e alla gestione manuale delle versioni dei documenti o agli archivi cartacei.

Tutto è gestito in cloud con funzioni che automatizzano la gestione delle revisioni e l’individuazione o la ricerca dei documenti.

Con usDOC.platform, inoltre, è facile simulare tutti i processi dell’impresa, dell’ufficio tecnico o della pubblica amministrazione (tramite i workflow) e guidare tutti i processi avendo sempre traccia di tutte le operazioni effettuate nella produzione documentale sia in termini di attività che di risorse coinvolte.

Con usDOC.platform puoi:

creare una struttura collaborativa per la gestione documentale dell’organizzazione tramite accessi controllati, password ed assegnazioni di specifiche funzioni alle risorse del team di lavoro
organizzare in maniera strutturata tutti i documenti archiviati
effettuare backup automatici su cloud del proprio archivio documentale
avere ridondanze di archiviazioni (gestione disaster recovery su server europei)
gestire automaticamente la revisione dei file e quindi dei documenti

creare flussi di produzione documentale tramite workflow grafici per automatizzare la produzione documentale e intere pratiche di lavoro
lavorare in forma collaborativa per la produzione di documenti
condividere i documenti secondo criteri di accesso stabiliti da registrazioni e password
firmare digitalmente i documenti

Molto più di una semplice gestione documentale

Grazie alla funzione di creazione grafica dei workflow, usDOC.platform permette di creare flussi di lavoro digitali che simulano i processi organizzativi di imprese, uffici tecnici o pubbliche amministrazioni.

La gestione dei processi di business (BPM - Business Process Management) è la chiave per progettare, organizzare ed ottimizzare i processi, riducendo sensibilmente i costi.

E’ facile, per esempio, gestire una pratica, cioè una successione di attività e documenti predefinite.

Con usDOC.platform, la risorsa coinvolta nel flusso di lavoro ha indicazione sui passi da compiere, sui tempi, sui documenti da produrre e sui controlli da effettuare con il supporto di form e check list. In pratica ha un’area di lavoro personale con la lista delle attività da svolgere e tutte le autorizzazioni e gli strumenti per lavorare correttamente.

Diventa semplice creare percorsi prestabiliti con assegnazione di attività, ruoli e scadenze.

usDOC.platform coordina le operazioni per l’elaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le attività ed i ruoli di tutti coloro che partecipano al processo di produzione. La piattaforma segue il documento durante tutto il suo ciclo di vita, garantendo costante controllo.

usDOC.platform è lo strumento efficace per automatizzare i processi da sempre presenti nella tua organizzazione con regole preimpostate che garantiscono:

aumento esponenziale dell’efficienza del tuo sistema di lavoro;
aumento dell’efficacia della comunicazione;
aumento del coordinamento delle persone coinvolte nei processi organizzativi;
aumento della semplicità di gestione e di controllo dell’organizzazione;

aumento del controllo globale e dello stato di ogni singolo processo produttivo;
diminuzione di errori;
diminuzione di tempi e costi.

Uno strumento multipiattaforma al passo con i tempi e semplice da customizzare

usDOC.platform è una piattaforma cloud a cui si può avere accesso da qualsiasi device, sia desktop che mobile.

Le avanzate performance tecnologiche della piattaforma permettono il coinvolgimento nei processi sempre ed ovunque. Il sistema consente una gestione ed un controllo semplificato dei dati e delle attività:

Notifiche in tempo reale sullo stato delle attività da svolgere;
Tracciabilità delle operazioni effettuate con autore, data, ora dell’attività, versione, ecc.;
Creazione di workflow grafici per la simulazione di flussi di lavoro senza la scrittura di codice;
Creazione semplice di attività da svolgere con supporto di form e check list predefinite;
Assegnazione facile ed intuitiva di autorizzazione di accesso e gestione (creazione e modifica) a dati e a documenti per tutto il team di lavoro

Un valido acceleratore della performance dei tuoi processi di lavoro

Oggi i cambiamenti devono essere rapidi e tendere a migliorare sempre più velocemente i processi di lavoro delle organizzazioni. La gestione dei documenti in formato digitale e l’organizzazione di processo garantite da usDOC.platform aiutano a svolgere il lavoro in modo più collaborativo ed efficace.

usDOC.platform consente alla tua organizzazione di implementare forti vantaggi competitivi in pochissimo tempo. Grazie ai sistemi di workflow che permettono di standardizzare i tuoi metodi di lavoro ottieni subito:

riduzione dei tempi di esecuzione
incremento dell’efficienza
automazione dei processi
eliminazione di passi superflui
utilizzo di modelli predefiniti per la creazione di documenti
accesso immediato a tutti i documenti aziendali o di una singola pratica
notifica automatica delle attività assegnate
indicazioni e modelli per svolgere correttamente le attività assegnate
conoscenze aziendali sistematizzate in un sistema digitale e non appannaggio di singole persone
tracciabilità di ogni singola attività
responsabilizzazione delle persone grazie alla trasparenza delle attività svolte
miglioramento continuo grazie alla disponibilità dei dati e delle performance dei processi
creazione semplice dell’organizzazione di lavoro
facile strutturazione dei tuoi processi lavorativi
gestione semplice degli accessi e delle autorizzazioni
gestione automatica delle revisioni dei documenti
certezza della disponibilità dei dati grazie a sistemi di disaster recovery automatici