Preventivazione tempi-costi
Quando si riceve l’incarico dal committente, Ufficius consente di produrre un preventivazione tempi-costi delle attività da affrontare per portare a termine il procedimento e schematizzare la prestazione in termini di tempi, costi e risorse.
Gestione delle pratiche
Per ogni pratica è possibile definire con una struttura ad albero l’organigramma e le procedure: il responsabile, gli esecutori, i tempi di realizzazione, le risorse impegnate, i costi, le scadenze, le interrelazioni con le altre attività e la checklist con le istruzioni di lavoro. È inoltre possibile visualizzare in un solo diagramma il Gantt di tutte le pratiche.
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Gestione dei Preventivi e del Compenso
Con riferimento all’obbligo di pattuire il compenso con il committente e comunicare al momento dell’incarico professionale un dettagliato preventivo, Ufficius offre un avanzato sistema di gestione del compenso.
Per ogni pratica gestita, il software consente di definire un preventivo dettagliato per singola prestazione, adeguato al livello di complessità dell’opera e comprensivo di tutte le voci di costo (spese, oneri e contributi). Al tecnico è data, inoltre, la possibilità di intervenire liberamente con variazioni percentuali e nuove voci (ad esempio le vacazioni).
Al termine della fase di input, il programma procede alla compilazione e alla stampa del Contratto, del Preventivo e del Consuntivo, documenti ulteriormente personalizzabili grazie al Word Processor interno al programma.
Gestione e programmazione delle risorse umane
Appositi diagrammi consentono di:
- visualizzare l’impiego di ogni singolo operatore sulle pratiche in previsione ed esecuzione;
- controllare l’impegno di tutti gli operatori per ogni singola pratica;
- gestire il lavoro degli operatori in tutte le pratiche sia in previsione che in esecuzione, anche con l’indicazione di un numero massimo giornaliero di ore.
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Backup programmato
Ad ogni chiusura, se necessario, il software effettua un Backup programmato dell’Archivio. All'utente è consentito impostare cadenza di backup, cartella di destinazione e numero massimo di backup programmati.
Gestione non fiscale della contabilità
Ufficius dispone di strumenti di controllo e monitoraggio finanziario delle attività e, attraverso la gestione non fiscale della contabilità, consente:
- la redazione degli avvisi di parcella e delle fatture, pienamente personalizzabili;
- la registrazione dei documenti fiscali ricevuti (con possibilità di allegare i Raster);
- la tenuta dei registri di incassi e di pagamenti (con possibilità di allegare i Raster);
- il controllo delle movimentazioni su conto correnti intestati allo studio;
- la composizione degli elenchi di Committenti e Fornitori.
Per le Associazioni Professionali e le Società d’Ingegneria è prevista, inoltre, la gestione della DOPPIA CASSA.
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Supporto alla gestione del sistema della qualità
Ufficius può rivelarsi uno strumento determinante ai fini della certificazione di qualità degli studi professionali, degli studi associati, delle società di ingegneria o degli uffici tecnici di Pubbliche Amministrazioni ed Imprese.
Scadenzario ed Agenda
Specifiche funzioni di scadenzario aiutano a definire l’agenda coordinata delle attività (abbonamenti, contratti telefonici, manutenzione attrezzature, etc.) e delle pratiche (incontri, sopralluoghi, perizie, scadenze, etc.).
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Condivisione controllata dei dati e delle comunicazioni interne
Un sistema integrato di autorizzazioni mediante password e funzioni di messaggistica semplificano la comunicazione interna e la condivisione razionale delle informazioni.
Archivio interno con oltre 40 diverse tipologie di pratiche
Si segnalano, a titolo di esempio, quelle relative a: D.I.A., Denuncia di Variazione, Dichiarazione Fabbricato Urbano, Sicurezza in fase di Esecuzione, Sicurezza in fase di Progettazione, Direzione dei lavori, Collaudo Statico, Collaudo di OO. PP., Progetto architettonico, Progetto Definitivo di OO.PP., Progetto di strutture, Progetto Esecutivo di OO.PP., Progetto Preliminare di OO.PP., Piano di Manutenzione, Verifica Dispersioni Energetiche ex L.10/91, Tipo di Frazionamento, Tipo mappale, Certificato Agibilità, Voltura catastale, etc..
Naturalmente è possibile creare altre tipologie ex novo oppure prelevando parti delle procedure delle pratiche esistenti.